< Bedienungsanleitung für PM?!
19.09.2014 Kategorie: M8 Aktuell

Nach welchen Kriterien wählt man eine PM-Software aus?

Mit der steigenden Komplexität, den kürzer werdenden Marktzyklen, der kompletten Ausdifferenzierung der Produktentwicklungen und dem steigenden Produktionsumfang sehen auch mittelständische Unternehmen Projektarbeit als einen zentralen und wettbewerbsorientierten Faktor an. Damit wird die Arbeit über Unternehmensgrenzen hinweg ermöglicht, die Komplexität reduziert, interdisziplinäres Wissen kompensiert, Infrastruktur optimiert sowie Kosten und Risiken reduziert.

 

Diverse Großprojekte (Stuttgart 21, Berliner Flughafen, Elbphilharmonie) zeigen die Schwierigkeiten und die Herausforderungen auf, vor denen das Management bei jeder erfolgreichen Realisierung eines Projektes steht. Auch Unternehmen aus dem kleinen oder mittelständischen Bereich stehen vor diesen Risiken. Um Projekte erfolgreich planen, durchführen und kontrollieren zu können, gibt es mittlerweile eine Vielzahl an PM-Software Lösungen.

 

Welche Lösungen verwendet der deutsche Mittelstand für das projekthafte Arbeiten? Wie die Studie „Projektmanagement im Mittelstand 2014“ der techconsult GmbH belegt, nutzen mehr als die Hälfte der 250 befragten Unternehmen das Tabellenkalkulationswerkzeug Excel. Das untermauert die Ergebnisse unserer diesjährigen kleinen Blitzumfrage.Weiterhin fand die techconsult GmbH heraus, dass in den Unternehmen parallel mehrere Software-Lösungen genutzt werden, um verschiedene Funktionen zu kombinieren. In nur 3 von 4 mittelständischen Unternehmen wird die vorhandene Software von gerade mal 20 % der Mitarbeiter durchgängig verwendet. Mit der Größe des Unternehmens steigt auch die Zahl der Software-Lösungen.

 

Der Mittelstand ist sich der wichtigen Rolle des Projektmanagements bewusst, jedoch setzen sich diese Unternehmen aus Zeitgründen und fehlendem Know-How nicht mit dem riesigen Angebot an Projektmanagement-Tools auseinander. Dies führt dazu, dass diese Unternehmen meist gängige Anwenderprogramme wie Microsoft Project oder SAP Business Project One wählen, die nicht für jedes Unternehmen und jedes Projekt geeignet sind.

 

Bei der Wahl einer PM Software sind zwei Faktoren wichtig:

  1. Die Software soll die unternehmensspezifischen Projektstrukturen und -prozesse unterstützen und abbilden können.
  2. Die Akzeptanz bei den Mitarbeitern, die mit diesem Werkzeug arbeiten sollen, muss gegeben sein.

 

Um diese beiden Faktoren zu erfüllen, sollte man folgende Punkte beachten:

  • Bevor Sie sich Gedanken über die Anschaffung einer PM-Software machen, stellen Sie erstmal sicher, welche Definition von Projektmanagement in Ihrem Unternehmen vorherrscht. Dabei versuchen Sie eine Antwort für folgende Fragen zu finden:"Wann ist ein Projekt ein Projekt?" und "Wie viel Projektmanagement braucht unser Unternehmen?"
  • Führen Sie eine Umfrage mit allen relevanten Stakeholdern des Projektgeschäftes durch, denn diese Personen sind die zukünftigen Anwender der Software. Damit verschaffen Sie sich Akzeptanz in der Anwendergruppe. Dazu gehören die Projektleiter, Projektmitarbeiter, Projektauftraggeber, Projektmanagement Office, etc. Achten Sie dabei, ob die befragten Personen täglich in Projekten arbeiten oder ob Sie zur Linienorganisation gehören, die nur ab und an die Software nutzen würden.
  • Wählen Sie das Produkt nicht nach der Anzahl der Features und Funktionen aus, sondern nach der adäquaten Unterstützung Ihres Projektgeschäftes. Stellen Sie sicher, welchen Schwerpunkt Ihre Projekte haben und suchen sich die entsprechende PM-Software aus. Viele der Produkte legen den Fokus auf unterschiedliche Bereiche, z.B. Terminierung, Ressourcenplanung, Kostenerfassung, etc. Achten Sie auf Ihre Schwerpunkte!
  • Ein weiteres wichtiges Kriterium ist die einfache und nachvollziehbare Struktur sowie intuitive Handhabung. Je komplexer die Bedienbarkeit, desto schneller wird diese Software von den Mitarbeitern abgelehnt.
  • Eine PM-Software sollte das ganze Team in der Projektarbeit entlasten und die Leistungen der Mitarbeiter steigern sowie die Projektabläufe effizienter gestalten.
  • Der letzte wichtige Punkt ist die Heranführung der Anwender an die Software. Die Schlungen sollten zielgruppenspezifisch aufgebaut sein, damit die Hemmungen vor der Anwendung abgebaut und die effiziente Handhabung gewährleistet werden. Wichtig dabei ist zwischen einer PM-Softwareschulung und einer Projektmanagementschulung zu unterscheiden. Teilnehmern ohne Projektmanagementkenntnisse wird es schwerfallen den Nutzen und die Brauchbarkeit der Software zu erkennen.

 

Haben Sie noch Fragen oder Anregungen, dann rufen Sie uns doch einfach an. Wir freuen uns auf Sie!